פרוטוקול מסירה הוא מסמך שמתעד את מצב הנכס ביום שבו הוא עובר מהמשכיר לשוכר (ובסוף, בחזרה). הוא נחתם על ידי שני הצדדים, וכולל את מצב הנכס, המערכות, קריאות המונים, המפתחות ותמונות. בנכס מסחרי, שבו השוכר עושה לרוב התאמות ושינויים, הפרוטוקול חשוב במיוחד.
למה צריך פרוטוקול מסירה?
חוק השכירות והשאילה קובע שבסיום תקופת השכירות השוכר משיב את המושכר. מה בדיוק צריך להשיב, ובאיזה מצב, תלוי בחוזה ובמה שהיה ביום הכניסה. בלי תיעוד, כל שריטה, סדק או מזגן שלא עובד הופכים לשאלה של "מילה מול מילה". הפרוטוקול עונה על שלוש שאלות:
- באיזה מצב קיבל השוכר את הנכס?
- מאיזה יום השוכר אחראי לארנונה, מים וחשמל?
- מה נמסר לשוכר (מפתחות, שלטים, קודים, ציוד)?
מה לכלול בפרוטוקול מסירה?
1. פרטים בסיסיים
- שמות הצדדים, ת״ז או ח.פ., כתובת הנכס, מספר נכס בארנונה.
- תאריך ושעת המסירה.
- הפניה לחוזה השכירות (תאריך החוזה).
2. קריאות מונים
| מונה | מה לרשום |
|---|---|
| מים | מספר מונה וקריאה, תמונה ברורה של המספרים |
| חשמל | מספר מונה וקריאה (בכל התעריפים אם יש) |
| גז | מספר מונה וקריאה, או מצב המכלים |
קריאות המונים הן הבסיס להעברת הארנונה, המים והחשמל לשוכר. בלי קריאה מתועדת, קשה לחלק חשבון שחל על שתי התקופות.
3. מצב הנכס, חדר אחר חדר
- קירות, רצפות, תקרות (כולל תקרה אקוסטית), דלתות וחלונות.
- שירותים, מטבחון, כיורים, ברזים.
- חזית, ויטרינות, שילוט קיים.
- ליקויים קיימים: לתאר בדיוק ("סדק באורך 30 ס״מ בקיר המזרחי") ולא באופן כללי ("מצב סביר").
4. מערכות
- מיזוג: מספר יחידות, סוג, האם עובדות ביום המסירה.
- חשמל: לוח, מפסקים, תאורה.
- גילוי וכיבוי אש, מערכת אזעקה, מצלמות.
- מעליות ומערכות משותפות (אם רלוונטי).
5. מפתחות, קודים וציוד
מספר המפתחות לכל דלת, שלטים לשער או לחניה, קודים לאזעקה, וכל ציוד שנשאר בנכס (ריהוט, מדפים, מכשירים). ציוד שנמסר ולא נרשם נוטה "להיעלם".
איך לצלם נכון?
- צלמו כל חדר מכמה זוויות, ואחר כך כל ליקוי מקרוב.
- שמרו את התמונות עם תאריך (המטא-דאטה של הטלפון עושה את זה לבד).
- צרפו את התמונות לפרוטוקול, או לפחות ציינו בפרוטוקול איפה הן שמורות ושהן חלק ממנו.
- סרטון קצר של סיבוב בנכס הוא תוספת טובה, לא תחליף.
- צלמו גם את מה שתקין: קיר נקי, רצפה שלמה, מזגן שעובד. ביום היציאה, תמונה של מצב תקין ביום הכניסה שווה בדיוק כמו תמונה של ליקוי.
פרוטוקול היציאה והפיקדון
בסוף השכירות עושים את אותו תהליך בדיוק, ומשווים. כל פער בין הכניסה ליציאה, שאינו בלאי סביר, הוא בסיס לדרישה. כאן הפרוטוקול מתחבר לערבות הבנקאית או לפיקדון: משכיר שרוצה לקזז עלות תיקון מהפיקדון צריך להראות מה היה, מה יש עכשיו, וכמה עולה התיקון.
בנכס מסחרי כדאי לבדוק מה החוזה קובע לגבי שינויים שהשוכר עשה: האם עליו להחזיר את הנכס למצבו המקורי, או שהשיפורים נשארים. הפרוטוקול צריך לתעד גם את זה.
נקודות מיוחדות בנכס מסחרי
בחנות, במשרד או במבנה תעשייה יש דברים שלא קיימים בדירה, וכדאי לתעד אותם בנפרד:
- התאמות שהשוכר מתכנן: אם השוכר עומד לשפץ, לצלם את המצב לפני השיפוץ, ולציין בפרוטוקול מה הוא קיבל אישור לשנות.
- שילוט: שלטים קיימים, מי הבעלים שלהם, ומה קורה איתם בסוף.
- מערכות בטיחות: מטפים, גלאים, ספרינקלרים, יציאות חירום. מצבן חשוב גם לביטוח וגם לרישוי העסק של השוכר.
- חיבורי חשמל ותקשורת: גודל החיבור, לוחות, נקודות תקשורת. שוכר שצריך הגדלת חיבור ירצה לדעת מה קיים.
- שטחים משותפים וחניות: אילו חניות הוקצו לשוכר, מחסן, גישה לגג.
מסירה באמצעות נציג
לא תמיד בעל הנכס מגיע בעצמו. חברת ניהול, מנהל אחזקה או בן משפחה יכולים לבצע את המסירה, בתנאי שברור שהם פועלים בשמו. כדאי לציין בפרוטוקול את שם הנציג ובשם מי הוא חותם. בצד של השוכר, כשהשוכר הוא חברה, מי שחותם צריך להיות מורשה חתימה או עובד שהוסמך לכך. פרוטוקול שחתם עליו מישהו שלא היה מוסמך עלול להיות שנוי במחלוקת בדיוק כשצריך אותו.
צ׳קליסט מהיר ליום המסירה
- להגיע עם הפרוטוקול מודפס או בטלפון.
- לצלם כל חדר ולרשום ליקויים.
- לקרוא ולצלם את כל המונים.
- לספור מפתחות ושלטים.
- לחתום, ולתת לשוכר עותק.
- באותו יום: להגיש הודעה על חילופי מחזיקים לעירייה ולספקים.
אפשר להכין פרוטוקול מלא בדקות עם מחולל פרוטוקול המסירה.
איך Dosh Index עושה את זה אוטומטית
ב-Dosh Index פרוטוקול המסירה הוא חלק מהעברת הארנונה, המים והחשמל: אותו מסמך כולל את קריאות המונים, מצב הנכס והתמונות, והשוכר חותם על הכול בחתימה דיגיטלית אחת. הפרוטוקול נשמר בתיק החוזה, ומוכן להשוואה ביום היציאה.
מקורות: חוק השכירות והשאילה, התשל״א-1971.